해당 콘텐츠는 1,000만 직장인을 위한 성공적인 보고서 작성의 4가지 조건을 소개하는 임영균의 도서 『잘 통하는 보고서 작성의 비밀』을 기반으로 기획된 콘텐츠입니다. 

현황 보고서를 잘 쓸 수 있는 방법도 여러 가지가 있지만 전문가들은 그 핵심을 한마디로 정리해서 이렇게 이야기합니다.

“예쁜 쓰레기가 되지 않도록 쓴다.”

표현이 좀 과격하기는 하지만 현황 보고서를 잘 쓸 수 있는 방법을 표현함에 있어 이것만큼 적절한 표현은 없다고 생각합니다. ‘예쁜 쓰레기’라는 표현은 겉모습은 그럴듯해 보이지만 실질적인 기능이나 유용성은 부족한 물건이나 상황을 비유적으로 표현할 때 사용하는 말입니다.

보고서의 메시지에는 작성자의 의견이 보여야 한다

현황 보고서 중에 뭔가 여러 가지 내용이 있고 자료도 충분하지만 말하고자 하는 바가 불분명하거나 어떻게 활용해야 할지에 대한 판단이 서지 않는 보고서가 있습니다. 현재 상황에 대한 사실만 가득하고 이에 대한 작성자의 의견이나 시사점, 대응 방안 등이 포함되지 않은 보고서가 대표적입니다.

예를 들어 밀키트 판매 업체의 팀장이 김 대리에게 어느 날 이런 지시를 한다고 가정해보겠습니다.

숨 쉴 겨를도 없이 다다다 몰아붙이는 팀장님의 지시에 일단 ‘넵’ 하고 돌아섰지만 막막함이 몰려듭니다. 막막함을 달래기 위해 열심히 검색을 시작합니다. 구글도 검색하고, 각종 통계 사이트도 들어가보고, 기관이나 연구소에서 발행한 보고서도 검토합니다.

고생 끝에 낙이 온다고 보고서의 윤곽이 잡히기 시작합니다. 마라탕 시장규모, 성장 추이, 주요 마라탕 업체, 소비자 반응 등을 보고서로 작성해서 가져갑니다. 한참 동안 보고서를 검토하는 팀장님은 애매한 표정을 짓더니 이런 반응을 보입니다.

당황한 김 대리는 ‘거기 다 쓰여 있잖아요!’라고 말하고 싶지만 꾹 참고 자리로 돌아가 고민에 빠질 수밖에 없습니다

팀장님이 부정적으로 피드백한 이유는 김 대리의 보고서에 ‘메시지’가 없기 때문입니다. 메시지란 ‘사실’이 아닌 작성자의 ‘의견’으로, 보고서를 통해서 내가 말하고 싶은 핵심 주장입니다. 상사 입장에서는 ‘그래서 뭐 어쩌면 되는데?’에 대한 답이기도 합니다.

‘마라탕 시장 현황 분석해서 알려줘’라는 상사의 지시에는 단순히 시장 규모가 어떻고, 성장세는 어떻고, 주요 플레이어는 누구이며, 고객 반응은 어떤지, 향후 전망은 어떤지 등을 정리하라는 의미만 있는 것이 아닙니다. 시장 분석을 통해 작성자가 생각한 시사점이나 자사에 미치는 영향력, 대응 방안 등을 함께 고민해서 작성해달라는 의도가 깔려 있습니다. 한마디로 사실을 정리하는 것은 기본이고 작성자의 의견을 함께 기술해달라는 것입니다.

현황 보고서에 포함되어야 할 내용은 무엇인가

그럼 이제 현황 보고서의 구성과 목차에 대한 답이 나온 것 같습니다.

배경(Why)에서는 보고서를 작성하는 이유에 대해서 기술합니다. 이때 아래 내용과 같이 단순히 누군가의 지시에 의해서 작성한다든가 손바닥 뒤집기식으로 ‘조사가 필요해서 조사한다’ 등의 내용은 지양하는 것이 좋습니다.

• 2020년 상반기 사장님 지시 사항에 따라 조사를 시행함

• 마라탕이 성장세라 시장 조사가 필요하므로 시장 조사를 진행함

좀 더 주도적이고 적극적으로 기술하는 것이 좋습니다. 이 조사가 ‘왜 필요한지, 우리 조직과 어떤 연관성이 있고, 어떤 도움이 되는지’ 등을 진지하게 고민해서 작성해야 합니다.

• 현재 성장 중인 마라탕 시장을 분석해서 성공 요인을 분석하고 자사에 적용 가능한 방안이나 시사점을 도출하고자 함

조사 내용(What)은 다각적으로 정리하는 것이 좋습니다. 단순히 매출 현황을 정리할 때도 전체 매출뿐만이 아니라 제품별, 판매 채널별, 고객별 등으로 정리해야 보고서가 체계적으로 구성되며 상사가 궁금한 것이 줄어듭니다. 이때 시각적인 효과를 더하기 위해 표나 차트를 활용하면 상사가 내용을 파악하기가 수월해집니다.

시사점(How)은 현황 보고서에서 가장 중요한 부분으로 명확한 행동 메시지로 작성하는 것이 좋습니다. ‘~로 보임’, ‘~라고 판단됨’, ‘~인 것 같음’, ‘~라고 생각함’ 같은 표현은 모호하고 추상적이며 한 발 뒤로 빼는 표현입니다. 가급적 사용을 자제하는 것이 좋습니다. 충분히 조사했고 고민했다면 ‘~가 필요함’, ‘~를 도입해야 함’, ‘~를 시행해야 함’ 등으로 단호하게 쓰는 것이 좋습니다.

여기에 더해 명확한 근거를 포함해서 쓰는 것이 좋습니다. 주장은 의견이기 때문에 사람마다 생각이 다를 수 있습니다. ‘이게 맞는 건가? 꼭 해야 하나?’라는 상사의 의구심을 한 방에 날려버리기 위해서 내 주장을 정당화하고 객관화 할 수 있는 근거 자료를 제시해야 합니다. 통계나 설문조사, 사례, 문헌, 전문가 의견 등을 통해 주장에 대한 신뢰를 확보해야 합니다.

향후 계획(So What)은 구체적으로 누가, 뭘, 언제까지 해야 한다는 내용을 시간 순서에 따라 개략적인 내용으로 작성하면 됩니다.

지금까지 내용을 토대로 김 대리의 최초 보고서를 수정한다면 이제 더 이상 팀장님 입에서 ‘그래서 뭐 어쩌자고?’와 같은 반응은 나오지 않을 것입니다.

배경(Why)에는 마라탕 시장이 성장세에 있지만 주로 오프라인 중심으로 시장이 형성되어 있어 밀키트에 적용할 가능성이 높고, 20-30대가 선호하는 마라탕을 밀키트에 적용하면 고객층을 확대할 수 있다는 내용으로 보고서 작성의 목적을 기술합니다.

주요 내용(What)에는 마라탕 시장의 전체 크기와 주요 고객층을 보여줍니다. 이때 차트를 사용해서 내용을 시각적으로 표현했습니다. 시장의 주요 플레이어 특징을 다각적으로 분석했고 기타 외식 트렌드에 대한 내용도 포함시켰습니다.

시사점(How)은 보고서의 핵심 내용으로 앞에서 분석한 내용을 토대로 자사 상품인 밀키트에 적용할 수 있는 구체적인 행동 메시지를 기술했습니다. 이때 시사점이 일방적인 주장으로 느껴지면 안 되기 때문에 객관적인 근거 자료를 제시해서 주장의 설득력을 강화했습니다.

향후 계획(So what)은 실행 주체, 일정, 주요 내용 등을 포함해서 작성하며 상세한 내용보다는 큰 틀과 개략적인 절차로 구성하면 충분합니다.

보고서의 성패는 생각을 얼마나 명확하고 설득력 있게 전달하는지에 달려있다!

1. 모호함을 넘어 명확함으로
많은 직장인이 보고서 작성에 막연한 두려움을 느끼는 것은 결국 명확한 보고서 작성법을 모르기 때문입니다. 자전거를 처음 탈 때와 같이 보고서를 처음 작성할 때는 어렵고 막막하게 느껴질 수 있지만, 한 번만 제대로 익히면 더 이상 두려운 대상이 아닌 유용한 도구가 됩니다. 보고서는 상사의 생각을 움직이는 무기가 될 수 있습니다. AI가 보고서 작성을 대신하는 시대에도 문서 구조를 이해하고 설득력 있는 표현을 구사하는 사람의 역할은 여전히 중요합니다. 보고서 작성 능력을 키워야 AI에 종속되는 것이 아닌, AI를 능동적으로 다룰 수 있습니다.

2. 부담을 넘어 간결함으로
'어차피 안 될 것', '잘 해봐야 본전' 이런 고민과 스트레스는 모든 직장인의 부담이자 현실적인 고충입니다. 그러면 내 보고서는 왜 반려될까요? 생각을 체계적으로 정리하고 잘 드러내는 방법, 불필요한 사족이나 중복된 표현을 제거하고, 복잡한 내용을 기호나 하이라이팅을 통해 간결하게 전달하는 실질적인 방법이 이 책에 있습니다. 짧지만 강력한 문장, 내 의도가 깔끔하게 반영된 문단, 상대가 원하는 내용을 간결하게 보여주는 구성을 통해 모두의 시간과 노력을 절약하는 효과적인 보고서 작성의 기술을 담았습니다.

3. 막막함을 넘어 체계적으로
보고서의 기획부터 프레젠테이션 시각화까지! 보고서 작성은 처음부터 끝까지 연결된 과정입니다. 이 책은 보고서의 작성 목적과 유형을 파악하는 방법, 문단 정리 기술, 복잡한 내용을 체계적으로 정리하는 방법, 나아가 이미지, 도해화, 차트와 같은 시각적 표현 기술 등 보고서의 A부터 Z까지를 종합적으로 다룹니다. 1만 건이 넘는 보고서 검토 경험이 집약된 저자의 실질적인 노하우를 배운다면, 정답이 없는 보고서의 세계에서 자신만의 정답에 가까워지는 길을 찾을 수 있을 것입니다.