해당 콘텐츠는 1,000만 직장인을 위한 성공적인 보고서 작성의 4가지 조건을 소개하는 임영균의 도서 『잘 통하는 보고서 작성의 비밀』을 기반으로 기획된 콘텐츠입니다. 

다시 정리해보는 보고서의 작성 목적

보고서는 작성 목적에 따라 ‘정보 전달을 위한 사실 중심의 보고서’와 ‘의사결정을 위한 의견 중심의 보고서’로 구분했습니다. 또한 보고서의 유형을 결과 보고서, 현황 보고서, 기획 보고서로 정리해봤습니다. 이 내용을 종합하면 아래와 같이 정리할 수 있습니다.

● 정보 전달을 위한 사실 중심 보고서 : 결과 보고서, 현황 보고서

● 의사결정을 위한 의견 중심 보고서 : 기획 보고서

이렇게 정리하니 결과 보고서의 성격이 좀 명확해지는 것 같습니다. 결과 보고서는 정보 전달을 목적으로 과거에 있었던 ‘사실’을 정리하는 보고서입니다. 작성 시점을 기준으로 과거에 어떤 일들이 있었는지를 토대로 일목요연하게 정리하면 됩니다.

장단을 맞춰서 쓰는 보고서란

장단을 맞춰서 쓰는 보고서라 하지만 단순히 사실만 담고 있는 결과 보고서는 큰 의미가 없을 수 있습니다. 그래서 전문가들은 결과 보고서를 잘 쓰는 방법을 한마디로 이렇게 이야기합니다.

“장단을 맞춰서 쓰자”

장단을 맞춰서 쓰자는 말은 단순히 과거에 진행한 일을 사실 그대로 작성하지 말고 결과에 의미를 더해 장점과 단점을 함께 기술하자는 뜻입니다. 나아가 그 의미를 토대로 어떤 일을 더 추진할 수 있는지 간략하게 향후 계획까지 작성하면 더 좋은 결과 보고서가 될 수 있습니다. 이를 목차로 정리하면 아래와 같습니다.

먼저 배경(Why)에서는 보고서 작성의 목적을 기술합니다. 어떤 일을 진행한 이유, 진행 필요성, 일의 중요성 등을 언급하며 상대방이 보고서를 읽어야 할 명분을 제시합니다. 주요 내용(What)에는 일의 진행 과정과 사용한 예산, 인력 등을 기술합니다. 성과와 개선 사항(How)에는 일을 통해 얻은 유의미한 결과와 부족했던 사항을 정리합니다. 향후 계획(So What)에는 후속 조치 사항이나 향후 업무 방향성 등을 설명합니다.

보고서를 업그레이드하는 세 가지 포인트

지금까지 설명한 내용을 토대로 결과 보고서를 작성한다면 아래와 같이 작성할 수 있습니다. 직원들을 대상으로 기획력 향상 교육을 진행한 후에 작성한 교육 결과 보고서 예시입니다.

진행한 일의 내용과 결과를 보고함에 있어 충분한 내용을 갖춘 결과 보고서가 만들어졌습니다. 그런데 여기서 끝이 아닙니다. 위 보고서를 천천히 뜯어보면 어딘지 모르게 허술하고 다소 부족해 보입니다. 아래 세 가지 방법을 통해 업그레이드할 필요가 있습니다.

첫째, 성과를 기술할 때는 애매모호한 표현보다 명확한 수치로 쓰는 것이 좋습니다. 예를 들어 교육 만족도를 설명할 때 ‘전반적으로 좋았다’라는 표현보다 ‘5점 만점에 4.7점의 만족도를 기록했다’가 더 좋은 표현입니다.

나아가 비교의 기술을 통해 4.7점에 대한 의미를 추가 설명하는 것도 좋은 방법입니다. 단순히 4.7점이라고 쓰면 상사 입장에서는 ‘이게 잘한 건가 못한건가’라는 생각이 들 수 있습니다. ‘작년 만족도 4.2점에 비해 0.5점 향상’ 등의 비교 표현이 추가되면 4.7점의 의미가 더 선명해집니다. 비교 대상은 내용에 따라 평균 전년도, 분기, 목표, 경쟁사 대비 등으로 작성할 수 있습니다.

둘째, 성과나 개선 사항을 기술할 때 단순히 ‘○○는 잘했다’, ‘○○가 부족했다’라는 표현보다는 성과를 낼 수 있었던 이유나 개선 사항에 대한 대응 방안을 함께 기술하는 것이 좋습니다.

성과 부분에 단순히 잘한 내용만 기술해놓으면 상사 입장에서는 ‘왜 잘된건지’ 그 이유가 궁금할 수 있습니다. 성과를 낼 수 있었던 성공 요인을 함께 기술하는 것이 좋습니다.

개선 사항은 잘못한 부분이니 그렇게 된 원인을 찾아서 어떻게 대처할 것인지 방법까지 함께 기술하는 것이 좋습니다. 잘못된 점만 기술하면 상사 입장에서 ‘그래서 어쩌자고?’라는 의문을 제기할 수 있기 때문입니다. 찝찝하게 끝내는 것보다는 향후 이런 방법으로 대처가 가능하다는 내용을 함께 기술하는 것이 좋습니다.

셋째, 요약 기술문을 작성하는 것입니다. 사실, 결과 보고서는 이미 끝난 일을 정리하는 보고서이기에 상사 입장에서 개략적인 진행 내용을 알고 있는 경우가 많습니다.

이때 ‘왜 했고’, ‘뭘 했고’ 등으로 서두를 길고 장황하게 기술하는 것은 여러모로 비효율적입니다. 보고서 맨 앞쪽에 요약 기술문을 기재해서 상사가 핵심내용을 먼저 파악할 수 있도록 하는 것이 좋습니다. 요약 기술문은 ‘뭘 했더니, 이건 잘했고, 이건 부족했다’의 세 가지 내용으로 구성하면 됩니다.

지금까지 설명한 업그레이드 포인트 세 가지를 반영한 결과 보고서를 확인해보도록 하겠습니다.

처음에 작성한 보고서보다는 내용이 다소 길어졌지만 그 단점을 상쇄하고도 남을 충분한 가치가 더해졌습니다. 성과가 더 구체화되고 선명해졌으며, 개선 사항에 대한 대응 방안이 더해져 보고서가 탄탄해졌습니다. 요약 기술문으로 전체를 요약함으로써 상사의 시간과 노력을 줄여줄 수 있는 효과적인 보고서가 만들어졌습니다.

자진모리 장단, 굿거리 장단, 휘모리 장단을 들으면 누구나 신이 나서 어깨를 들썩이기 마련입니다. 어깨까지는 아니지만 상사가 고개를 끄덕일 수 있도록 결과 보고서에 ‘장단’을 더해보는 건 어떨까요? 사실만 빼곡히 작성된 보고서보다 좀 더 흥미를 주는 보고서가 될 거라 확신합니다.

보고서의 성패는 생각을 얼마나 명확하고 설득력 있게 전달하는지에 달려있다!

1. 모호함을 넘어 명확함으로
많은 직장인이 보고서 작성에 막연한 두려움을 느끼는 것은 결국 명확한 보고서 작성법을 모르기 때문입니다. 자전거를 처음 탈 때와 같이 보고서를 처음 작성할 때는 어렵고 막막하게 느껴질 수 있지만, 한 번만 제대로 익히면 더 이상 두려운 대상이 아닌 유용한 도구가 됩니다. 보고서는 상사의 생각을 움직이는 무기가 될 수 있습니다. AI가 보고서 작성을 대신하는 시대에도 문서 구조를 이해하고 설득력 있는 표현을 구사하는 사람의 역할은 여전히 중요합니다. 보고서 작성 능력을 키워야 AI에 종속되는 것이 아닌, AI를 능동적으로 다룰 수 있습니다.

2. 부담을 넘어 간결함으로
'어차피 안 될 것', '잘 해봐야 본전' 이런 고민과 스트레스는 모든 직장인의 부담이자 현실적인 고충입니다. 그러면 내 보고서는 왜 반려될까요? 생각을 체계적으로 정리하고 잘 드러내는 방법, 불필요한 사족이나 중복된 표현을 제거하고, 복잡한 내용을 기호나 하이라이팅을 통해 간결하게 전달하는 실질적인 방법이 이 책에 있습니다. 짧지만 강력한 문장, 내 의도가 깔끔하게 반영된 문단, 상대가 원하는 내용을 간결하게 보여주는 구성을 통해 모두의 시간과 노력을 절약하는 효과적인 보고서 작성의 기술을 담았습니다.

3. 막막함을 넘어 체계적으로
보고서의 기획부터 프레젠테이션 시각화까지! 보고서 작성은 처음부터 끝까지 연결된 과정입니다. 이 책은 보고서의 작성 목적과 유형을 파악하는 방법, 문단 정리 기술, 복잡한 내용을 체계적으로 정리하는 방법, 나아가 이미지, 도해화, 차트와 같은 시각적 표현 기술 등 보고서의 A부터 Z까지를 종합적으로 다룹니다. 1만 건이 넘는 보고서 검토 경험이 집약된 저자의 실질적인 노하우를 배운다면, 정답이 없는 보고서의 세계에서 자신만의 정답에 가까워지는 길을 찾을 수 있을 것입니다.