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들어가며 : AI가 보고서를 대신 써주는 시대

누군가는 이렇게 말할지도 모르겠다.

이제 Chat GPT가 기안서, 기획서, 보고서 써주니까 너무 편하고 페이퍼 업무가 많이 줄었다고.

2023년 Instapage의 조사에 따르면, 마케팅 및 광고 전문가 약 200명 중 95.8%가 AI를 사용하고 있으며, 55%는 AI도구가 작업의 일부라고 응답했다고 한다. 주로 이용하는건 소셜 미디어, 콘텐츠 아이디어 구상 및 콘텐츠 생성이라고 한다. 하지만 마케팅 직무에서 커뮤니케이션을 빼놓기 어렵기 때문에 사실상 기획, 보고에서도 큰 부분을 차지하고 있을 것이다. 나 역시 마찬가지다.

회사에서 가장 기초적인 보고서조차도 생성형 AI에 의존하는 경우가 많아지고 있다. 그러나 보고서의 구조와 흐름을 이해하지 못한 채 의존한다면 단순한 문장의 오탈자나 표현에 집착하고 본질을 놓치게 될 것이라 생각한다.

오늘 보고서 작성의 구조와 흐름을 배울 수 있는 '잘 통하는 보고서 작성의 비밀'이라는 책을 리뷰하고자 한다.

보고서는 '업무 순서'의 역방향이다.

이 책을 읽고 가장 크게 깨달은 점은 '보고서는 업무와 반대 방향으로 써야 한다'는 것이다.

우리가 하는 '일'은 결론이 정해지지 않은 상태에서 시작하는 경우가 대부분이다.

시장조사를 하고 결과보고서를 작성한다고 가정해보자. 우리가 시장조사를 하는 이유는 뭘까? 시장을 모르기 때문이다. 그래서 어떤 인사이트가 있을지 모르고 조사 과정에서 지식은 확산되어간다. 이러한 업무의 과정은 탐색과 발견의 연속이다.

하지만 보고서는 정반대다. 보고서는 탐색 과정을 중계하는 문서가 아니다. 안개를 모두 걷어내고, 명확한 '결론'과 '제안'을 가장 먼저 제시해야 한다.

성공하는 보고서의 네 가지 뼈대

이 책에서는 유형, 문장, 문단, 시각화 네 가지 프레임으로 구분하여 보고서 작성을 설명한다.

오래동안 보고서를 써봤던 직장인이라면 암묵지으로 이미 체득하고 있는 내용들이 대다수이다.

간단하게 책의 흐름을 정리해보면 다음과 같다.

먼저 보고서는 각 유형에 따라 프레임워크가 어느 정도 정해져있다. 기획보고서, 현황보고서, 결과보고서 등 이러한 보고서 유형에 따른 작성 방법을 러프하게 알려준다.

또한 보고서는 생각의 중심이 작성자가 아닌 피보고자관점으로 작성해야 한다. 그래서 보고서의 문장이 읽기 쉬어야 한다. 읽기 쉬우려면 쉽게 쓰여져야 한다. 그래서 쉽게 쓸 수 있는 문장과 표현을 알려준다. 문장의 순서 바꾸거나 태그를 두어 인지 효과를 주는 스킬도 알려준다.

마지막으로 시각적으로 보고서에서 빠질 수 없는 차트 활용법 부터, 폰트 사용, 이미지까지 전반적인 부분까지 다룬다.

마치며: AI에 잡아먹히지 말자

사회 초년생 때를 더듬어보면, 기안서 하나를 쓰기 위해 자료조사부터 기획서 작성과 퇴고에 이르기까지 며칠씩 걸렸던 걸로 기억한다. 손 편지 쓰듯 찍어누르듯이 한 자씩 검토해가면 썼던 그 시절과 비교하면 현재는 많은 도구가 많아졌다.

생성형 AI는 어디까지나 훌륭한 조수다. 자료 조사를 돕거나, 보고서의 초안을 잡아줄지언정 상사가 원하는 것이나 달성해야 하는 목적의식까지 설계해 주지는 못한다.

보고서의 성패는 AI가 작성하는 유려한 문장이 아니라, 방향을 설정하고 논리를 설계하는 사람의 생각이라는 걸 이 책을 통해 다시 한 번 깨달을 수 있었다.

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