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직장인의 많은 업무는 보고서 생산이다. 대학교 리포트나 논문과는 그 결이 다르다. 회의록, 주간 업무 보고, 또는 계획, 업무 성과보고서 등 크고 작은 문서작업이 대부분이다. 처음 회사 생활을 시작하면 사수에게 받은 문서파일을 보고 복붙하거나 베껴쓰는 것부터 시작한다. 보고서 작성방법을 가르쳐 주는 곳은 거의 없다. 본인들도 배운적 없고 바쁘기 때문에 (왜 바쁜지도 모르는 경우도 있지만) 신입사원들도 거의 따라쓰기 바쁘다.

 

 

많은 시도도 중요하지만 어느 정도 틀을 배워 현명하게 시작할 수 있다면 일하는 시간도 단축할 수 있고 더 효율적으로 배울 수 있다. 운동도 스트레칭, 기본 자세, 중요한 포인트 등을 배우고 시작하는 경우와 그냥 도구부터 휘둘러보면서 야생으로 배우는 것은 다르다. 보고서를 잘 쓰기 위해서는 4가지가 필요하다. 다독, 고객중심, 차별화, 체크리스트 작성이다.

 

 

1. 많이 읽기

아무래도 역시 잘 쓰는 것의 첫번째는 많이 읽어야 한다. 많이 읽다보면 어떤 보고서가 잘 쓴 보고서인지 파악하며 다음에 내것으로 활용할 수 있기도 하고 유형별, 상황별 어떤 포맷과 스타일이 유용한지 축적할 수 있다. 내가 자주 쓰고 보고하는 기관이나 내부 자료를 틈날 때 마다 보며 어떤 점이 좋았는지 기록해두면 도움이 된다.

 

 

2. 고객 중심

누굴 위해 쓰는가? 그냥 무작정 써내려가기 보다 목적과 대상을 생각해야 한다. 그에 따라 내가 투입할 에너지와 시간은 어느 정도인지, 주위에 도움을 요청할 것은 무엇인지 등을 파악할 수 있다. 가끔 어쩔 수 없는 보고를 위한 보고도 있지만 중요도와 고객이 누구인지 궁금해할 만한 것은 무엇인지 생각하며 그것에 맞는 내용을 써야한다.

 

 

3. 차별화

정기적인 현황 보고가 아닌 이상, 기존과 차별화할 수 있는 내용이 있어야 한다. 모두가 참신함을 원한다. 그것이 뭐라고 방향성을 제시해주는 사람은 드물지만 평소 해당 분야의 관심을 갖고 활용할 수 있는 차별화 포인트를 정리해 두면 도움이 된다.

 

 

4. 체크리스트

모든 일에는 제한 시간이 있다. 빠른 시간에 일을 끝내는 것도 능력이고 빨리 끝나면 내게도 좋다. 보고서 작성도 더 좋게, 더 빨리 쓰는 것을 목표로 삼아야 한다. 그 때 도움이 되는 것이 나만의 체크리스트를 작성해 두는 것이다. 고객 중심으로 생각했는지, 질문이 나올 것은 무엇인지, 맞춤법 검사를 했는지, 가독성, 문장력, 표현력 등 내가 보고서를 쓸 때 활용할 수 있는 것들을 따로 정리해둔다. 모두 기억하려고 하지말고 보고서를 작성할 때 그저 정해진 루틴을 따르는 편이 퀄리티도 데드라인도 지키는 비결이다.

 

 

체크리스트 작성은 무엇을 해야할 지 막막할 수 있지만  '실전 보고서 작성기술 with 파워포인트, 워드, 한글'  책을 참고하면 잘 읽히는 보고서 작성 방법을 배울 수 있다. 시간 단축을 위해 자주 사용하는 도구들을 빠른 실행 도구 모음에 추가하고, 가독성을 높이는 데 유용한 팁 뿐만 아니라 나만의 체크리스트로 참고할 수 있는 내용을 확인할 수 있다.

 

 

이 책에서는 1. 보고서를 읽는 사람의 니즈, 2. 적확한 자료, 3. 가독성 높은 보고서로 표현 하는 것을 보고서 작성의 기본 요소로 꼽는다. 보고서 초기 단계에서는 방향과 더하는 것이 중요하고, 이후 완성 단계에서는 고쳐쓰고 빼는 것이 더 중요하다. 이것을 글로 쓰는 것보다 아래 그림으로 표현하는 것이 이해하기 더 편하다. 사람은 그림과 표로 작성된 정보를 더 잘 인식한다. 문서는 한글과 워드로, 장표는 파워포인트를 대부분 사용하기에 이 세개의 기본 기능만 알아도 빠르고 바른 보고서 작성에 충분하다.

 

 

이 외에도 보고서 작성에 필요한 3대 역량과 제목과 목차 쓰는 법, 지양해야 할 표현과 보고서의 기본 형식 등을 예시와 함께 알기 쉽게 설명하며 보고서 작성에 유용한 한글, 워드, 파워포인트 활용법까지 참고할 수 있다. 사회 생활을 막 시작하는 분이나 보고서 작성 경험이 많이 없어 어디서 부터 시작해야 할 지 모를 때 참고하면 좋을 책이다.

 

 

작가님의 블로그에서도 유용한 팁과 보고서 예시를 확인할 수 있다.

https://blog.naver.com/redslide