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한빛비즈

메일은 새로운 것부터 답신한다

2016-08-12

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by 한빛비즈

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바로 답신하지 않으면 플러스알파가 요구되므로 주의하자

 

메일에 답신할 때 나는 늘 메일함의 위에서부터, 즉 새로운 메일부터 차례대로 처리해나간다. 읽지 않은 메일 중에서 가장 오래된 것부터 답신하는 사람도 있지만, 나는 그렇게 하지 않는다.

 

첫 번째 이유는 앞에서 말한 속도 이미지 전략 때문이다.

2시간 후에 답하든, 3시간 후에 답하든 효과는 동일하다. ‘신속한 답장’만이 빠르다는 선명한 이미지를 심을 수 있다.

 

두 번째 이유는 ‘신속한 답장’이 제일 간단하기 때문이다.

예를 들어 업무를 의뢰받았을 때 신속하게 답하면 ‘지시대로 하겠습니다’로 끝난다. 하지만 답장이 늦어지면 우선 글의 첫머리부터 헤매기 시작한다.

‘답이 늦어서 죄송합니다’라고 써야 할까, 아니면 ‘자리를 비우고 있었습니다’라고 써야 할까. 1시간밖에 늦지 않았는데 그렇게 일일이 쓰면 ‘의욕은 넘치지만 내실은 부족한 사람’으로 보이지는 않을까 등으로 고민하기도 한다.

이런 생각을 하는 것은 시간 낭비다. 답장을 신속하게 보내면 그런 생각으로 골머리를 앓지 않아도 된다.

또한 후배에게 무언가를 부탁했을 때 ‘지시대로 하겠습니다’라고 신속하게 답장을 받으면 조금은 흐뭇하기도 하다. 그것만으로도 상대가 마지못해서가 아니라 긍정적인 마음가짐으로 일을 받아들이고 있다는 느낌이 들기 때문이다.

 

시간이 경과된 메일의 경우, 내용에 대한 기대치도 상승한다. 일을 의뢰했을 때 하루가 지나서 ‘지시대로 하겠습니다’라고 퉁명스럽게 답이 오면 조금은 울컥하지 않겠는가?

답변하는 시간이 늦어질수록 ‘지시대로 하겠습니다’라는 한마디로 끝내기가 어려워져서 기초적인 분석을 덧붙인다든가, 센스 있는 말을 곁들이는 등 무언가 부가가치를 더해야 한다는 강박관념에 시달리게 된다.

 

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